Pembuatan Naskah Tata Dinas harus Legal Rasional dan Efisien

MERANTI (RRN) - Dalam kegiatan itu, Bupati mengingatkan dalam penyusunan Naskah Dinas di era modern ini harus memperhatikan Legalitas, Rasionalitas dan Efisien.

Hadir pada kesempatan itu Kepala Bagian Organisasi Tata Laksana Pemkab. Meranti Dra. Sariah, Pembicara Ir. Jatmiko Winahjoe Kabiro Organisasi Kemendagri, Makmur, S.Pd Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kemendagri RI, serta Rudi Hartono Kabag Kelembagaan Sekdaprov Riau, serta peserta dari perwakilan seluruh SKPD Dilingkungan Pemkab. Meranti.

Dalam penjelasannya sebagai Narasumber dadakan, Pj. Bupati H. Edy Kusdarwanto mengapresiasi kegiatan Bimtek yang dilakukan oleh Bagian Ortal Sekretariat Sekda Meranti, menurutnya pengetahuan aparatur sangat penting karena jika aparatur pemerintahan tidak cerdas maka tunggulah kehancuran daerah itu.

Dalam pemaparanya Pj. Bupati menjelaskan pentingnya memperhatikan Legalitas dan Rasionalitas dalam penyusunan Naskah Dinas, karena disamping mudah dipahami yang paling penting bisa dipertanggung jawabkan sesuai dengan aturan hukum yang berlaku.

Naskah Dinas acap kali dijadikan oleh para penegak hukum dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya sebagai acuan untuk mencari informasi, jadi agar Naskah Dinas tidak menimbulkan permasalahan, dan hasil pemeriksaan bersih harus mengedepankan Legalitas dengan artian harus mengacu pada aturan hukum, namun jika tidak atau belum ada aturan hukumnya maka penyusunan Naskah Dinas harus memperhatikan aspek Rasionalitas.

Seiring berkembangnya teknologi informasi saat ini, dua aspek Legalitas dan Rasionalitas dalam penyusunan Naskah Dinas dinilai masih kurang tanpa dilengkapi dengan aspek Efisiensi yang didukung oleh teknologi informasi. "Di Era Informasi saat ini yang paling menentukan adalah kecepatan, jika tidak berlomba pasti akan tertinggal," jelas Bupati.

Untuk itu perlu penerapan E-Goverment yang salah satu turunannya adalah pembuatan Naskah Dinas, untuk itu Bupati meminta SKPD yang berhubungan dengan pembuatan Naskah Dinas memiliki Teknologi Informasi berupa E-Office yang memudahkan akses kepada pengguna dan pencari informasi. "Akses bisa dilakukan kapan saja dan dimana saja, selain dapat menghemat waktu juga dapat menghemat kertas (Paperless)," jelas H. Edy Kusdarwanto.

Selain administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan dengan efisien dan cepat, aparatur pemerintahan pun dapat memanfaatkan waktunya secara maksimal dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. "Dengan E-Office kantor bisa dimana-mana, aktifitas akan berjalan lebih cepat dan aparatur bisa memanfaatkan waktunya sedemikian rupa," Papar Pj. Bupati.

Sementara Nara Sumber Kemendagri Ir. Jatmoko, memaparkan pentingnya aspek Jelas dan Logis, Teliti, Singkat, serta Padat dalam penyusunan Naskah Dinas. Sama halnya dengan Bupati. Ia juga menekankan kehati-hatian dalam pembuatan Naskah Dinas jangan sampai Naskah Dinas tersebut menjerat PNS kedalam hukum, untuk itu perlu koordinasi antara staf dan pimpinan secara berjenjang dari bawah keatas. Sehingga pimpinan mengetahui semua hal tentang Naskah Dinas yang telah disetujuinya.

Ir. Jatmoko juga menyarankan jika penyusunan File Naskah Dinas secara manual telah dilakuian dengan baik, maka untuk memudahkan, meningkatkan efisiensi perlu dibuatkan system berbasis komputer. "System ini perlu agar akses file dapat dilakukan dengan mudah dan file berbentuk kertas yang digunakan selama ini dapat ditiadakan," jelasnya.

Sekedar informasi, dalam Bimtek tersebut peserta diberi pedoman tentang bagaimana menyusun Naskah Dinas yang baik sesuai dengan aturan dan hukum berlaku, sehingga setelah mendapat Bimtek peserta mampu membuat Naskah Dinas yang tepat dan tidak menimbulkan masalah hukum yang acap kali menjerat PNS khususnya dalam pembuatan SPPD atau perjalanan dinas. (Alo/fn)